Una de las principales preocupaciones de la Dirección General hoy en día es tener un pronóstico de ventas acertado que les permita: mejorar las ventas, reducir la inversión en inventarios y tener una visión clara del futuro de las ventas del mes, trimestre y año. Lograr un pronóstico que logre los objetivos planteados, requiere de un proceso en el que intervienen varias áreas y que aquí describiré.
El proceso consta de los siguientes pasos:
Entendimiento del comportamiento de la demanda
Pronóstico estadístico
Inventario de seguridad
Pronóstico revisado
Entendimiento del Comportamiento de la Demanda
Los objetivos de este paso, en cuanto a operaciones, es hacernos conscientes del efecto que tienen las acciones que realizamos, tener un cálculo que nos permitirá hacer un mejor pronóstico y plan de operaciones. Financieramente, incrementa las ventas y utilidades logradas y optimiza la inversión en inventario.
Por entender el comportamiento de la demanda me refiero a entender porque surgen las subidas y caídas de la demanda fuera de lo normal. Situaciones como el crecimiento o decrecimiento del mercado, estacionalidad o temporalidad son situaciones normales que son fácilmente identificadas por los softwares de pronóstico*, en este caso me refiero a las condiciones “fuera de lo normal” a acciones o situaciones que pueden ser o no controladas.
Las situaciones que hacen que la demanda suba o baje se pueden clasificar en “Controlables” y “No Controlables”. Las controlables son las que dependen de las acciones que realice la empresa y estas pueden ser programadas para una determinada fecha, por ejemplo: promociones, cambios de precio, apertura de nuevos clientes, apertura de nuevas sucursales, acciones con clientes específicos, cierre de clientes, etc. Las “No Controlables”, son las que dependen de otros o son imprevistas, por ejemplo: fenómenos naturales (inundaciones), acciones de la competencia, clientes que nos abandonan sin previo aviso.
Lo primero que descubrimos al hacer el análisis de los picos y valles en una gráfica de la demanda, de varios periodos (meses), es que se deben a una razón en específico, así descubrimos, por ejemplo: que el pico de demanda del pasado mes de julio se debe a la promoción 4x3 que realizamos y que la de diciembre se debió a los problemas de surtimiento del competidor.
El siguiente paso es determinar un valor para la acción o situación que hizo variar la demanda, por ejemplo: la promoción 4x3 de julio generó un crecimiento del 60% en la demanda del mes y una caída de 20% en agosto, y los problemas de surtimiento de la competencia, generaron un crecimiento de 35% de la demanda del mes.
*Si no se usa un software de pronóstico, si es necesario definir el crecimiento, estacionalidades y temporalidades de la demanda.
Pronóstico Estadístico
El objetivo del pronóstico estadístico es sentar la base del pronóstico sobre el cual, con las modificaciones pertinentes, se tendrá un pronóstico final que permitirá la planeación de las operaciones.
La pregunta del millón de dólares es ¿Cuál es el mejor método de pronóstico? La respuesta, que les puede dar millones de dólares, es “depende”, si depende de las características de la demanda, si presenta tendencia, si presenta temporalidad, si presenta estacionalidad, de la etapa en el ciclo de vida del producto, etc. Lo anterior no les dice nada, pero hoy en día, esa pregunta es muy fácil de resolver si se usa software de pronóstico.
La mayoría de los softwares de pronóstico que he revisado, para una misma serie de datos de demanda, ejecutan varios métodos de pronóstico y seleccionan el mejor, es decir, el que menor error arroje. Un ejemplo de este tipo de software es Forecast-Pro que es bastante flexible, hay otros softwares con características diferentes que pueden ser más apropiados para una empresa en particular, y están los módulos de pronóstico de los ERPs.
Sea que los cálculos se hagan con software especializado o de manera más manual, es necesario tener a una persona que sepa hacer pronósticos.
Inventario de Seguridad y Nivel de Servicio Deseado
Los objetivos de este paso son: reducir los inventarios, lograr el nivel de servicio deseado y conveniente financieramente, lo que financieramente se traduce en mayores ventas y utilidades y, generalmente, en menor inversión en inventario.
MUY IMPORTANTE. Un pronóstico estadístico lleva un error implícito y la respuesta correcta a la pregunta “… cuál es el pronóstico …”, debe ser un rango acompañado de una probabilidad y no una cifra específica, por ejemplo: “el pronóstico es de 100 ±20 (80 a 120) piezas con una probabilidad del 90%” en lugar de “el pronóstico es 100”.
Dicho lo anterior y siguiendo el ejemplo, si queremos un nivel de servicio, o fill rate, de 90% entonces prepararemos los inventarios para surtir 120 piezas y no 100, la diferencia de 20 piezas es el inventario de seguridad que debemos crear.
¿Cómo se llega al nivel de inventario deseado? La cantidad a tener en inventario de seguridad depende del nivel de servicio que queremos dar. El inventario de seguridad es un cálculo que incluye principalmente: la variación de la demanda y la confiabilidad de los proveedores (precisión en fechas de entrega y cantidad entregada).
Como ejemplos, supongamos que tenemos un producto que nos arroja un pronóstico de 100 y una desviación estándar (variación) de 10; para asegurar un nivel de servicio de 80%, el inventario de seguridad sería de 0.85 veces la desviación estándar, es decir 8.5, es decir, deberíamos estar preparados con 108.5 piezas. Si queremos lograr un 95% de nivel de servicio, debemos considerar 1.55 veces la desviación estándar, es decir debemos estar preparados con 115.5 piezas. Esto considerando una distribución normal.
¿Por qué se reducen los inventarios? Al hacer un cálculo apropiado de los inventarios de seguridad, estos son por lo general menores al inventario de seguridad que se mantiene. En la práctica, la mayoría de las veces, los inventarios de seguridad, o no son calculados, o se calculan con base a la cantidad demandada del producto, el famoso ABC, lo cual es un error, ya que el inventario de seguridad no depende de la cantidad demandada, depende de la variación de la demanda. Los productos de mayor demanda, los clasificados como A, normalmente son productos maduros y tienen poca variación, por lo que requieren bajo inventario de seguridad, generalmente menor al que se mantiene y, al hacer el ajuste, se reduce el inventario.
Derivado de lo anterior, hay otras formas de reducir el inventario, pero se ejecutan en la operación, como por ejemplo colocando pedidos más pequeños más frecuentemente a los proveedores. Esto se optimiza siguiendo el método “tamaño económico de lote”
Pronóstico Revisado
Una vez que se realizó el pronóstico estadístico este se revisa con la gente que toma decisiones que pueden influir la demanda, es decir ventas y mercadotecnia, con la gente de la operación y financiera.
En esta revisión, Ventas y Mercadotecnia, deben establecer cuanto se modificará el pronóstico estadístico con base en las acciones planeadas en los siguientes periodos, como: promociones, cambios de precios, nuevos clientes, etc. Es muy importante que se establezca de manera numérica, ejemplo: creceremos de 30% a 40% por la promoción de verano.
Tempo de preparación: En las acciones comerciales, es muy importante considerar el tiempo que tarda la preparación de los inventarios, de nada sirve decir ahora que el próximo mes se pronostica un crecimiento de la demanda de 50% si el preparar los inventarios lleva tres meses. Dicho lo anterior, el pronóstico que se debe revisar es para el que todavía se puede reaccionar, si el tiempo de entrega es de tres meses, se debe revisar el pronóstico tres meses adelante, no el del siguiente mes. Lo anterior, siempre y cuando, no existan fuentes alternas de surtimiento, que por lo general, son con un costo mayor.
El papel de operaciones (planeación de materiales, producción, distribución, etc.) es definir si se puede alcanzar el pronóstico con los recursos con los que se cuenta, encontrar las alternativas o en su caso, no aprobar acciones comerciales. Como ejemplo, si el área comercial planea una promoción bajando el precio 20% que generará un crecimiento de la demanda del 60% pero operaciones solo puede generar 10% más, finalmente se venderán 10% más piezas pero a un precio 20% menor, la venta en dinero será 12% menor y las utilidades sufrirán un impacto mucho mayor, en ese caso, mejor no hacer la promoción.
El papel de fianzas es el de hacer las proyecciones financieras necesarias y definiendo si la empresa tiene los recursos para la ejecución del plan y si es rentable llevarlo a cabo.
Con lo anterior, queda implícito que el plan debe ser realizado y aprobado por los departamentos mencionados.
Conclusiones
El pronóstico no es simplemente un número, es un proceso que debe ser entendido por quien lo genera y quien lo usa en la empresa.
A través del análisis de la variación del pronóstico, es como se logra el nivel de servicio planeado y, por lo general, la reducción de inventarios.
El proceso de pronóstico, es un trabajo en equipo y de negociación entre áreas, al igual que los resultados de ventas, rentabilidad, capital de trabajo y satisfacción del cliente que se logran con ello.
Les deseo excelentes resultados.
Agradecemos su valiosa participación en este blog a Salvador Fajardo Ocegueda, si tiene alguna duda o desea conocer más sobre este tema puede contactar con él a través del correo: fajardo.salvador@gmail.com